Оптимизация логистической подсистемы информационного обеспечения закупок на предприятии

Оптимизация логистической подсистемы информационного обеспечения закупок на предприятии

Рациональная организация закупочной работы для многих коммерческих организаций лежит в основе роста конкурентоспособности и процветания. Эта деятельность, осуществляемая в мелких и средних организациях либо силами одного сотрудника, либо малочисленным отделом, является достаточно легко контролируемым процессом. Более сложной является организация закупочной работы в крупных корпорациях, сетевых организациях, имеющих значительно более сложную организационную структуру и деятельность, предполагающую наличие значительного количества сложных и, порой,  не связанных между собой технологических процессов.

В связи с этим, актуальность оптимизации логистической подсистемы информационного обеспечения процесса закупок является для них весьма актуальной задачей. Безусловно, крупные организации уже длительное время используют современные компьютерные технологии и программное обеспечение, позволяющее автоматизировать операции по закупке материальных ценностей, но практика показывает, что для каждого конкретного предприятия требуется не просто приобретение и адаптация этого программного обеспечения, а именно использование логистического подхода к достоверному и полномасштабному информационному обеспечению процесса закупок.

Проблемы создания логистической подсистемы  АСУ в основном связаны со спецификой деятельности предприятия, ассортиментом выпускаемой  им продукции и масштабом производства. В связи с этим, адаптационные процессы проходят не только в период запуска и освоенияперсоналомпрограммы, но и в ходе ее использования в практической деятельности.

Цель проведенного нами исследования — рассмотреть процесс управления закупками посредством адаптации системы автоматизации материально-технического снабжения (МТС), путем внедрения дополнительного подмодуля на базе SAPR/3. — «Заказчик МТР/ Складская логистика», а так же обеспечение единого подхода во взаимодействии служб предприятия при оприходовании, движении материально-технических ресурсов (МТР) и перехода к работе в корпоративной информационной системе (КИС) на базе SAPR/3. учетной политике МТР в ОАО «Ачинский нефтеперерабатывающий завод Восточной нефтяной компании» («АНПЗ ВНК»). На крупном производственном предприятии эти процессы могут проходить в различных структурных подразделениях, и в этом скрыта основная проблема, так как у каждого из них существуют свои стандарты и методы работы [2].

Закупки, в основном, рассматривают как бизнес-процесс, в который включены сотрудники различных служб. Однако, в нашем же случае, этот процесс будет рассмотрен с позиции взаимосвязи сотрудников, осуществляющих учет закупаемых материальных ценностей и сотрудников IT-служб в создании адаптационной модели работы с программным продуктом в  процессе закупочной работы. Процесс адаптации программы рассмотрен на примере ОАО «АНПЗ ВНК», где внедрена программа SAPR3, но нет единой политики автоматизации, так как логистическая работа по закупке и вовлечению МТР ведется в двух программах — SAPR3 и ПК «Галактика».

Система SAP R3 предназначена для автоматизации всей деятельности по управлению предприятием, и включает в себя управленческий и бухгалтерский учет, планирование и многое другое. Система логически подразделяется на модули. Каждый модуль состоит из множества транзакций, охватывающих определенную часть деятельности предприятия. Границы модулей в значительной степени условны, между ними происходит обмен данными, совместное использование одной и той же части программы со всеми вытекающими последствиями при ее непродуманном изменении. Данная программа охватывает только материально-техническую сторону в модуле закупок МТР (формирование нормативного плана поставок (НПП) и проведение тендерных процедур, спецификаций, проведение счетов-фактур). А все последующие действия, продолжаются в программе ПК «Галактика», что крайне неудобно, так как система учета ведется в двух программах одновременно, происходит дублирование определенных операций, что влечет увеличение времени, выполнение двойной работы. Активная глобальная поддержка SAP обеспечивает необходимую помощь с помощью новой стратегии управления решениями SAP.

В настоящее время в ОАО «АНПЗ» учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) ведется в двух программах - SAPR3 и ПК «Галактика».  Поступающие в отдел заявки от ОКСа (отдела капитального строительства) по электронной почте на приобретение ТМЦ по закрепленной номенклатуре вносятся в Нормативный план поставок (НПП 20, НПП 100) в систему SAPR3. После согласования нормативного плана поставок, Департаментом материально-технических ресурсов ОАО «НК Роснефть» позиции распределяются на специалистов МТС в зависимости от номенклатуры. Функция распределения позиций плана закупок МТР предназначается для руководителей структурного подразделения МТС. При этом, еще до внесения в НПП, для каждой заявленной позиции необходимо присвоить Код из классификационного справочника материалов (КСМ) системы SAPR3, в случае если для данного материала код не заведен в программе, подается заявка на заведение кода КСМ в подмодуле «Журнал заявок на заведение».

В соответствии с Положением о закупках проводятся тендерные процедуры по выбору поставщика, для предполагаемой к поставке продукции, в результате которых все технико-коммерческие предложения вносятся в программу SAPR3. в транзакции «Аналитическая справка». В сформированной «Аналитической справке» выбирается список поставщиков, предложивших технико-коммерческие предложения и прошедших по результатам технического заключения.

Следующий этап организации закупок в системе SAPR3 - внесение предложений поставщиков. После заполнения всех полей коммерческого предложения, осуществляем выбор поставщика,  и направляем на согласование. Выбор поставщика, как правило, формируется системой автоматически, на основании наименьшей цены.

Аналитическая справка направляется на согласование по разным стратегиям в зависимости от уровня ответственности:

  • до 1,5 млн.руб. — согласование в пределах департамента организации;
  • свыше 1,5 млн.руб. согласовывается руководителями департамента МТС, затем направляется в департамент материально-технических ресурсов (ДМТР).

Отследить процесс согласования, ответить на комментарии согласующих лиц возможно в подмодуле «Браузер системы согласования». Параллельно необходимо завести договор в подмодуле «СЦВД Договора» (СЦВД — специальный термин программы  системы SAPR3), в целях дальнейшего создания спецификации. При этом необходимо завести  карточку Делового партнера в подмодуле «Справочник Деловых партнеров»  в системе SAPR3.

Необходимо обратить внимание, что в программе ПК «Галактика» также заполняется карточка Контрагента, спецификация и формируется договор. На основании согласованной аналитической справки, формируется спецификация  в системе SAPR3. в подмодуле «Формирование спецификаций».

По факту прихода продукции на склад покупателя, Счета-фактуры поставщиков регистрируется в системе R/3, как входящие счета-фактуры по заказу на поставку  и сопровождаются соответствующей проводкой. Все коды КСМ из справочника материалов  SAPR3.  на поставленную продукцию, должны быть внесены в ПК «Галактика». После чего инженер МТС формирует приход. По факту прихода готовых МТР в ПК «Галактика» формируется документационное обеспечение на закупку на основании первичного документа — счета-фактуры.

Последующей операцией является формирование накладной на получение ТМЦ, основанием для которой является документационное обеспечение на закупку. Все последующие операции по учету и движению ТМЦ проходят в ПК «Галактика».

Внедрение дополнительных подмодулей, в целях формирования единой информационной системы, в частности блок «Заказчик МТР/ Складская логистика» ИР «Подсистема «Управление процессами МТО (материально-технического обеспечения)» КИС на базе SAPR/3 позволит упорядочить регистрацию поступления ТМЦ от внешних поставщиков на собственные склады. Основными целями сотрудника МТС в области закупочной деятельности являются:

  • своевременное и полное удовлетворение потребностей в товарах, с необходимыми показателями надежности, качества и цены.
  • эффективное использование денежных средств;
  • расширение возможностей участия юридических и физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, в закупках товаров, стимулирование такого участия;
  • развитие добросовестной конкуренции;
  • предотвращение коррупции и других злоупотреблений.


Одной из главных целей сотрудника МТС является усовершенствование и упрощение системы учета закупаемых ТМЦ, а именно, введение дополнительных подмодулей в целях формирования единой информационной системы.  В частности блок «Заказчик МТР/ Складская логистика» ИР «Подсистема «Управление процессами МТО» КИС на базе SAPR/3 позволит упорядочить регистрацию поступления ТМЦ от внешних поставщиков на собственные склады. Операция поступления ТМЦ — это операция принятия ТМЦ на баланс. Данная операция инициирует в системе увеличение на складе запаса оприходованных ТМЦ и бухгалтерские проводки по дебету счета запасов и кредиту перерасчетного счета.

Основной задачей блока «Заказчик МТР/ Складская логистика» является регистрация поступления ТМЦ на склад:

  • поступление ТМЦ от внешних поставщиков на собственные склады ДО;
  • сторнирование проводки МТР (поступления на баланс ДО);
  • в соответствии с системными требованиями функционального блока «Заказчик МТР/ Складская логистика» ИР «Подсистема «Управление процессами МТО» КИС «ОАО «НК «Роснефть» на базе SAPR/3 и на основании корпоративных стандартов Компании по закупочной деятельности.

Ниже представлен перечень функций, которые могут быть выполнены в рамках «Поступления материала» в программе SAPR3.

Таблица 1 — Функциональность в рамках «Поступления материала»  в программе SAPR3.

Бизнес-операция Необходимые предпосылки
Поступление материала Оформлен акт приема на приход МТР
Сторно документа материала Акт приема на приход МТР зарегистрирован в системе некорректно, и необходимо сторнировать документ материала
Просмотр документа материала Акт приема на приход МТР зарегистрирован в системе в виде документа материала

Акт поступления МТР  регистрируется в системе R/3 как документ материала по заказу на поставку.  Первым этапом при поступлении материалов на склад является создание заказа на поставку в транзакции «Общий регламент для сотрудников — Закупки за безналичный расчет». Заказ на поставку подтягивается из спецификации по номеру дополнительного соглашения транзакции «СЦВД  Договора» и заполняется согласно счета-фактуры и товарной накладной.

Второй этап. В транзакции «Склад ДХО — управление запасами» поступление материалов формируется на основании номера заказа на закупку, и выгружается в формате EXCEL приходный ордер. В результате каждый материал имеет номер партии, что позволит нам с легкостью отследить, когда и какой организацией поставлен товар по каждой позиции. Только на основании сформированного прихода продукции в системе R/3  на склад покупателя, Счета-фактуры поставщиков регистрируются как входящие счета-фактуры по заказу на поставку  и сопровождаются проведением проводок. Движение ТМЦ формируется в транзакции «Склад ДХО — отпуск материалов». На основании выбранных параметров (наименование материально-ответственного лица, номер склада, номер счета и др.), а также перемещаемое количество и участок, куда будут перемещаться МТР, т.е. новый участок хранения МТР принимающего Оператора хранения, выгружаются остатки. На основании остатков по заданным параметрам,  заполняется карточка и формируется расходная накладная, в случае перемещения материалов внутри завода. Накладные на отпуск строительных материалов подрядчику регистрируются в системе R/3.

Таблица 2 — Функциональность накладных на отпуск материалов подрядчику.

Бизнес-операция Необходимые предпосылки
Отпуск ТМЦ подрядчику с ответственного хранения Оформлена накладная на отпуск строительных материалов
Сторно документа материала Накладная на отпуск строительных материалов зарегистрирована в системе некорректно, и необходимо сторнировать документ материала
Просмотр документа материала Накладная на отпуск строительных материалов зарегистрирована в системе в виде документ

Таким образом, важнейшей функцией управления складскими запасами является учет поступления и отпуска материалов, управление особыми запасами (например, партиями, отрицательными запасами). Информационная система управления складами обеспечивает оптимальную оборачиваемость запасов при широком спектре стратегий приемки на склад и выдачи со склада, что позволяет значительно сократить складские расходы, снизить факторы ошибок и сэкономить время на обработку (таблица 3).Проблема отсутствия единой информационной системы ведения хозяйственной деятельности предприятия, решается посредством применения дополнительного подмодуля на базе SAPR/3. — «Заказчик МТР/ Складская логистика».

Таблица 3 — Аналитика тендерных процедур за 2011-2015г.г. на примере  закупок трубной продукции для АО «АНПЗ ВНК».

Использование приведенных данных позволит:

  • формировать данные прихода МТР;
  • производить учет движения МТР (формирование накладных на внутреннее перемещение, актов в монтаж, актов пересортицы, формирование отчетов и др.);
  • высвободить человеческие ресурсы персонала: сотрудников «РН — Информ»; юридического отдела; специалистов МТС;
  • производить аналитику тендерных процедур закупок, отражающих деловую состоятельность партнеров и эффективность работы с ними ОАО «АНПЗ».

Эффективность ведения дополнительного подмодуля на базе SAPR/3. — «Заказчик МТР/ Складская логистика»: На дублирование идентичных операций в программах SAPR/3и ПК «Галактика», исходя из опроса сотрудников ОКОКС, в среднем тратится 40 минут рабочего времени в день.

40 минут*23 раб. Дня =15,41 часа в месяц на 1 сотрудника – это экономия рабочего времени обусловлена внедрением дополнительного подмодуля на базе программы SAPR/3. При средней стоимости часа работы сотрудника отдела закупок 250-300 рублей, экономия составит 46 тыс.руб.

Таким образом, оптимизация логистической подсистемы информационного обеспечения закупок  приводит к экономии рабочего времени, что, в свою очередь,  позволяет ускорить подготовку и проведение тендеров по закупочной деятельности и значительно ускоряет поставку оборудования и материалов.

Источник: uecs.ru


Назад

Комментарии

  • Ваш комментарий будет первым.

Написать комментарий

Поле для ввода текста комментария *
Имя *
E-mail
Укажите код
* - поля, отмеченные, * обязательны для заполнения